Manokwari, TP – Dinas Kearsipan dan Perpusatakaan Provinsi Papua Barat hingga saat ini masih kesulitan dalam menghimpun arsip vital milik Pemerintah Provinsi (Pemprov) Papua Barat.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpusatakaan Provinsi Papua Barat, Abdul Fatah mengakui, hingga sekarang pihaknya belum dapat menghimpun arsip vital milik Pemprov Papua Barat.
Arsip vital tersebut seperti sertifikat tanah, surat perjanjian dan dokumen lainnya, sudah diminta ke Organisasi Perangkat Daerah (OPD) teknis, tetapi sampai saat ini OPD belum menyerahkan.
“Kita sudah minta arsip vital tersebut ke OPD terkait namun sampai hari ini mereka belum menyerahkan,” ungkap Fatah kepada Tabura Pos di ruang kerjanya belum lama ini.
Apabila di OPD maupun di BUMD memiliki arsip-arsip statis termasuk di Dinas Catatan Kependudukan dan Catatan Sipil, maka data akan diminta.
“Semua data yang terkait dengan penduduk, akan kami ambil dan disimpan di sini,” tandas Fatah.
Abdul Fatah menambahkan, pada tahun anggaran 2023 mendatang pihaknya juga akan mengoptimalkan peran dan pengelolaan kearsipan.
Salah satu upaya yang dilakukan adalah pelaksanaan bimbingan teknis (bimtek) ke setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkup Pemprov Papua Barat.
Melalui Bimtek tersebut, Fatah berharap, setiap OPD di lingkup Papua Barat dapat melakukan penataan arsip di instansinya secara baik dan benar.
“Kenapa harus ada penataan arsip di OPD, sebab setiap tahunnya kita harus lakukan pemindahan arsip dari Kesekretariatan ke Depo Arsip,” kata Fatah kepada Tabura Pos di ruang kerjanya belum lama ini.
Lebih lanjut, kata Fatah, saat pemindahan arsip akan dilihat, apakah arsip dimaksud masih dimanfaatkan atau tidak. Apabila tidak, harus dimusnahkan atau tidak.
“Nah, itulah yang dimaksudkan pemindahan arsip. Nanti setelah kita dipilah dan dipindahkan akan dilihat arsip mana yang harus disimpan dan arsip maka yang harus dimusnahkan,” jelas Fatah.
Diungkapkan Fatah, kalau dilihat banyak arsip-arsip yang diletakan di sudut-sudut lemari di setiap OPD, karena belum dilakukan pemusnahan.
Menurutnya, pemusnahan arsip tidak sembarangan dilakukan, tetapi harus disiapkan berita acara pemusnahan. Karena, ketika dokumen tersebut diperluhkan, dokumen itu tidak ada maka akan berpotensi hukum.
Dalam pemindahan atau pemusnahan arsip ada regulasi atau ketentuan yang namanya, jadwal retensi arsip dan di dalam jadwal ini sudah terperinci dari setiap OPD yang diberikan lampirannya kepada pihaknya.
Ia mencontohkan, arsip A akan dimusnahkan setelah usianya dua tahun. Nanti, setelah dua tahun barulah pihaknya melakukan peninjauan apakah arsip tersebut disimpan atau dimusnahkan.
BACA JUGA : https://taburapos.co/2023/01/06/dinas-pendidikan-mansel-sesuaikan-gaji-honorernya-sesuai-ijazah-terakhir/
“Kalau memang arsip itu sudah tidak diperlukan barulah kita musnahkan. Jadi rujukan penataan arsip adalah jadwal retensi arsip. Kami dengan teman-teman punya komitmen dan akan segera laporkan ke pimpinan sudah sejauh mana pengelolaan arsip di lingkup Papua Barat,” terangnya.
Sehingga, di tahun 2023 pihaknya bisa lebih fokus, karena Dinas Kearsipan dan Perpusatakaan Papua Barat sudah memiliki depo arsip dan akan segera memaksimalkannya, harapnya. [FSM-R3]
