Manokwari, TABURAPOS.CO – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Arpus) Provinsi Papua Barat mulai melakukan peningkatan tata kelola kearsipan berbasis elektronik di lingkup Pemerintah Provinsi (Pemprov) Papua Barat.
Kepala Dinas Arpus Provinsi Papua Barat, Barnabas Dowansiba mengatakan, peningkatan tata Kelola kearsipan di lingkup Papua Barat merupakan program yang didorong oleh Arsip Nasional (ANRI) terkait perbaikan penyelenggara kearsipan tekstual.
“Dalam surat menyurat ada satu hal yang belum kita punya. Namun, saya bersama staf sudah ke Jakarta untuk mengurus pengkodean surat menyurat. Sekarang dalam surat menyurat kita harus memakai tulisan semacam rupiah dalam dolar. Ketika orang membaca dan yang punya akun print nanti jelas nomor dan isi suratnya jelas,” jelas Dowansiba di Kantor Gubernur Papua Barat, belum lama ini.
Dowansiba mengatakan, pihaknya sudah menyurat ke setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkup Papua Barat guna memperhatikan beberapa hal yang mendukung proses kearsipan.
Dowansiba menyebut, pimpinan OPD harus memperhatikan operatornya karena menjadi motor penggerak terutama di bagian kepegawaian. Kemudian, dokumen-dokumen yang ada di OPD dapat tertata dengan baik agar dapat diserahkan kepada Dinas Arpus Papua Barat.
Ia menjelaskan, pada dinas Arpus sudah ada box di setiap OPD guna menyimpan dokumen-dokumen penting yang diserahkan oleh operator.
“Penataan kearsipan di lingkup Papua Barat sudah mulai berjalan dan pak Sekretaris Daerah (Sekda) sudah menandatangani surat ke OPD masing-masing,” ujarnya seraya menambahkan masih ada operator di OPD yang belum memahaminya.
“Tahun ini kita belum memiliki anggaran pelatihan, tapi tahun depan kita berharap ada anggaran sehingga dapat melatih penggunaan aplikasi bagi operator di masing-masing OPD,” harapnya.
Dokumen-dokumen kearsipan sendiri terbagi dalam tiga jenis, dokumen statis, dokumen non statis dan dokumen temporer. Dokumen non statis misalnya, dokumen ini hanya disimpan dalam beberapa waktu lalu dihapus. Apabila dokumen statis tetap seperti surat aset-aset yang bergerak dan tidak bergerak.
“Nah, dokumen statis seperti aset-aset ini sangatlah penting, maka perlu diserahkan kepada kita untuk disimpan. Ketika terjadi sesuatu di OPD terkait, maka ada arsip di kita,” tandas Dowansiba. [FSM-R3]
