Manokwari, TABURAPOS.CO – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Arpus) Provinsi Papua Barat, melakukan penataan kembali sistem kearsiapan di lingkungan Pemerintah Provinsi (Pemprov) Papua Barat.
Kepala Dinas Arpus, Papua Barat, Abdul Fatah mengungkapkan, saat ini pihaknya melakukan pembinaan, mengaudit dan penataan sistem kearsiapan agar arsip tetap terpelihara.
Menurutnya, arsip merupakan bukti autentik yang harus dimilik pemerintah. Namun sayangnya, hingga sekarang, sistem kearsipan di provinsi belum tertata dengan baik.
“Artinya, arsip dinamis berada di masing – masing Organisasi Perangkat Daerah. Harapannya, OPD sudah harus gelar penyusutan arsip dari arsip aktif menjadi arsip inaktif melalui jadwal retensi arsip,” kata Fatah kepada wartawan di Kantor Gubernur Papua Barat, Senin (29/8/2022).
Dikatakan Fatah, dalam jadwal retensi arsip sudah tercantum batas waktu penggunaan arsip, kalau dua tahun, maka diusia dua tahun maka harus ditinjau seperti arsip keuangan, jadwal kegaitan, surat keputusan.
“Kalau dianggap itu sudah tidak diperlukan lagi, maka jadwal maupun surat keputusan itu harus ditinjau berdasarkan lampiran jadwal rentensi arsip, kalau harus dimusnahkan, dimusnahkan segera, tapi kalau dipermanenkan maka dipermanenkan, inilah yang lagi kami tata kembali,” jelas Fatah.
Kedepan, tambah dia, pihaknya akan melakukan audit atau pengawasan internal arsip ke semua OPD untuk melihat sejuah mana OPD melakukan pengelolaan arsip – arsip.
“Apakah arsip ini setelah dibuat sudah sekian lama dan hanya diletakan di gardus di lemari atau bagimana. Nah, ini akan kita lihat. Selama ini ada beberapa OPD yang menumpuk arsip di sudut – sudut lemari dan ruangan, ketika arsip ini dicari sulit ditemukan, kenapa karena tidak tertata secara baik,” terang Fatah.
Untuk itu, lanjut Fatah, perlu dilakukan pemusnahan arsip atau pemindahan arsip, artinya arsip yang tidak dipakai dipindah lalu setelah dipindahkan, akan dilihat lagi, perlu dimusnahkan atau tidak, kalau dimusnahkan dibuat berita acara pemusnahan.
Disinggung terkait audit arsip, terang Fatah, pihaknya mengikuti jadwal rentensi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Biasanya ANRI audit di September dan provinsi melakukan audit juga ke OPD – OPD di September Oktober dan provinsi juga melakukan pegawasan eksternal keluar ke Dinas Kearsipan Perpustakaan kabupaten kota se Papua Barat.
BACA JUGA: BKPRMI Berkunjung ke KPU Papua Barat Ingin Edukasi Pendidikan Politik
“Jadi kemarin kami undang kabupaten kota dan kita menyampaikan mekanisme pengawasan eksternal seperti ini. Nanti kita akan mengaudit pertama regulasi, tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jera atau jadwal retensi dan SKKD,” terangnya.
Lebih lanjut, kata dia, dalam audit juga pihaknya akan melihat aspek pembinaan, apakah LKD – LKD ini mengundang OPD – OPD untuk bagimana pengelolaan arsip dinamis, ini namanya pembinaan dan akan dilihat dari arsip itu sendiri apakah sudah tertata baik atau belum termasuk penilaian sarana seperti depo arsip.
“Sampai hari ini, kita di provinsi tidak tahu arsip – arsip vital kita ada dimana, kami sudah melakukan upaya menyurati beberapa OPD untuk mengirimkan arsip – arsip yang kita butuhkan seperti sertifikat tanah, termasuk sejarah terbentuk provinsi, siapa ketua DPR pertama, kontruksi bangunan dan lainnya. ini harus kita simpan agar suatu ketika dibutuhkan dengan mudah kita ambil,” tandas Fatah. [FSM-R4]
